Bir tedarikçiyle yollar ayrıldığında ilk gündeme gelen konu sözleşmedeki fesih maddesi olur. Oysa ayrılığı gerçekten pahalı hâle getiren şey nadiren sözleşmededir; erişim listesindedir. Alan adı kimin panelinde duruyor, hosting kimin faturasında, yönetim paneline kim yönetici olarak giriyor, ölçüm mülkleri kimin hesabında oluşturulmuş — bu soruların cevabı ilişkinin başında yazılmadıysa, sonunda tek tek aranır ve her biri ayrı bir pazarlık başlığına dönüşür.
Bu konu Türkçe'de çoğunlukla iki uçtan ele alınıyor: ya alan adı satan firmaların "alan adı kimin adına olmalı" başlıklı tanıtım sayfalarından ya da bir ihtilaf çıktıktan sonra yazılmış hukuki değerlendirmelerden. Aradaki alan — ihtilafa düşmeden önce yapılacak envanter ve devir işi — büyük ölçüde boş.
Aşağıdaki metin o alanı dolduruyor. Anlatılan şey, bir işletmenin dijital varlıklarının tam listesi, her kalemde sahiplik ile erişim arasındaki farkın nerede yattığı ve devir günü hangi sıranın izlenmesi gerektiği. Reklam hesapları bu listenin bir kalemi ama ayrı bir tartışma açtığı için burada yalnızca işaret edilip kendi yazısına bırakılıyor.
Ayrılığın gerçek maliyeti sözleşmede değil, erişimlerde çıkar
Dijital varlıklarda iki ayrı kavram sürekli birbirine karıştırılır: bir hesabın sahibi olmak ile o hesaba erişimi olmak. Sahip, hesabı kapatabilen, faturalandırmayı değiştirebilen ve diğer herkesin erişimini kaldırabilen taraftır. Erişimi olan kişi ise sahip izin verdiği sürece çalışır.
Sağlıklı kurgu tek cümleyle özetlenebilir: sahiplik işletmede, erişim tedarikçide. Bu kurgunun tersi olduğunda ilişki iyi gittiği sürece hiçbir sorun görünmez. Sorun yalnızca ayrılık anında, taşınma anında ya da tedarikçi tarafında bir aksama olduğunda ortaya çıkar — yani en kötü zamanda.
İkinci mesele süreklilik. Bir varlığın işletme adına olması yetmez; o varlığa bağlı kurtarma bilgilerinin de işletmede olması gerekir. Kayıt e-postası ayrılan bir çalışanın kişisel adresiyse, telefon doğrulaması artık kullanılmayan bir numaraya gidiyorsa, sahiplik kâğıt üzerinde işletmededir ama fiilen erişilemez durumdadır. Bu tablo, gerçek ihtilaflardan daha sık karşılaşılan hâldir.
Dijital varlık envanteri: on iki kalemlik liste
Envanter çıkarmanın en pratik yolu, kalemleri "kaybedilirse ne olur" sorusuna göre sıralamaktır. Aşağıdaki liste çoğu kurumsal işletme için tamdır.
- Alan adı kaydı ve varsa yedek alan adları
- DNS yönetimi
- Hosting ya da bulut hesabı, sunucu erişimi
- SSL sertifikası ve varsa güvenlik/hızlandırma katmanı
- İçerik yönetim paneli yönetici hesabı
- Kaynak kod deposu
- Kurumsal e-posta hizmeti ve yönetici paneli
- Arama konsolu mülkü
- Analitik mülkü ve etiket yöneticisi kapsayıcısı
- Sosyal medya hesapları ve işletme yöneticisi
- Harita/işletme profili kaydı
- Reklam hesapları ve ürün veri kaynağı
Her kalem için tabloya dört sütun yazılır: hesabın adı, kayıt e-postası, sahibi kim, işletmede erişimi olan kişi. Dördüncü sütun sıklıkla boş çıkar ve envanterin asıl çıktısı da budur — hangi varlıkta işletmenin tek bir kendi erişimi yok.
Envanteri ayrılık gündeme geldiğinde değil, ilişkinin sorunsuz yürüdüğü bir dönemde çıkarmak hem daha hızlı hem tartışmasız olur. Aynı belge, yeni bir tedarikçiyle çalışmaya başlarken de ilk gün masaya konur.
Alan adı ve DNS: kayıt sahibi, yönetici e-postası, transfer kilidi
Alan adı listenin en kritik kalemi, çünkü kaybı diğer her şeyi etkiler: site, e-posta, doğrulanmış mülkler, hepsi alan adına bağlıdır.
Bakılacak üç şey var. Kayıt sahibi bilgisi: alan adının kayıt kaydında görünen kişi ya da kurum. Bu bilgi işletmeye ait olmalı; bir çalışanın ya da tedarikçinin adı yazıyorsa devir için o kişinin onayı gerekir. Yönetim paneli erişimi: alan adının hangi kayıt firmasında tutulduğu ve o panele işletmenin kendi girişinin olup olmadığı. Transfer kilidi ve yetkilendirme kodu: alan adının başka bir firmaya taşınması için gereken kod işletmenin ulaşabileceği yerde mi.
DNS yönetimi ayrı bir kalem olarak izlenmeli. DNS, alan adının hangi sunucuyu, hangi e-posta hizmetini ve hangi doğrulama kayıtlarını gösterdiğini belirler. Alan adı sizde olsa bile DNS yönetimi başka bir panelde duruyorsa, sitenin ve e-postanın nereye yönlendiği o panelin kontrolündedir.
Pratik bir kontrol: alan adının süresinin ne zaman dolduğu ve yenileme bildiriminin hangi adrese gittiği. Süresi dolan bir alan adının yarattığı kesinti, bu listedeki diğer tüm risklerden daha hızlı ve daha görünür zarar verir.
Hosting, sunucu ve sertifika kimin faturasında
Hosting hesabının kimin adına açıldığı, ödeme yönteminin kime ait olduğu ve panele işletmenin kendi girişinin olup olmadığı üç ayrı sorudur.
Yaygın bir kurgu, tedarikçinin kendi hosting hesabında birden fazla müşterinin sitesini barındırmasıdır. Bu, tedarikçi açısından operasyonel bir kolaylıktır ve tek başına kötü niyet göstergesi değildir. Ama sonucu şudur: sitenin dosyaları, veritabanı ve yedekleri sizin erişemediğiniz bir hesapta durur. Ayrılık durumunda dosyaların dışa aktarılması bir talep hâline gelir.
Bu kurgu kabul edilecekse, en azından iki şeyin yazılı olması gerekir: yedeklerin hangi sıklıkla alındığı ve talep hâlinde ne kadar sürede eksiksiz olarak teslim edileceği.
Sertifika tarafı genellikle sorun çıkarmaz çünkü çoğu kurulumda otomatik yenilenir; ama ücretli bir sertifika kullanılıyorsa onun da hangi hesapta olduğu envantere yazılmalıdır.
İçerik yönetim paneli ve kod deposu: yönetici mi, sahip mi
Yönetim panelinde "yönetici" rolü olmak, çoğu zaman sanıldığı kadar güçlü bir konum değildir. Bazı sistemlerde tek bir üst hesap vardır ve o hesap diğer tüm yöneticileri kaldırabilir. Envanterde yazılması gereken şey rol adı değil, şu soruya verilen cevaptır: bu panelde tedarikçinin erişimini kaldırabilecek bir hesabımız var mı?
Kaynak kod deposu ayrı bir kalem. Site özel geliştirmeyse kodun nerede tutulduğu, deponun hangi hesabın altında olduğu ve işletmenin o depoya erişip erişemediği önemlidir. Kod işletmeye teslim edilmiş sayılıyorsa, teslimin biçimi de yazılmalı: bir arşiv dosyası mı, yoksa işletmenin kendi hesabı altındaki bir depo mu. İkisi arasındaki fark, güncellenebilirlik farkıdır.
Aynı başlıkta unutulan bir kalem daha var: tasarım kaynak dosyaları. Şablonların düzenlenebilir hâli, logo ve marka varlıklarının kaynak formatları ve varsa özel yazı tipi lisansları. Bunlar teslim listesine yazılmadığında, yıllar sonra küçük bir düzenleme için sıfırdan üretim gerekir.
Ölçüm katmanı: arama konsolu, analitik ve etiket yöneticisi
Ölçüm araçlarında sahiplik meselesi teknik olarak farklı çalışır ve bu fark sıklıkla yanlış anlaşılır.
Arama konsolu tarafında doğrulama, alan adına ya da adres önekine bağlıdır. İşletmenin kendi hesabı, alan adı üzerinden bağımsız olarak doğrulama yapabilir — yani tedarikçinin mülküne bağımlı kalmadan kendi erişimini kurabilir. Yapılması gereken, işletmenin kendi doğrulanmış mülkünü baştan oluşturmasıdır.
Analitik tarafında yapı hiyerarşiktir: bir hesap altında mülkler bulunur. Mülkün hangi hesabın altında oluşturulduğu önemlidir, çünkü hesap yöneticisi mülk üzerindeki erişimleri düzenleyebilir. Mülk tedarikçinin hesabı altında açıldıysa, işletmenin kendi hesabına taşınması gerekir ve bu taşıma her kurulumda aynı kolaylıkta olmaz.
Etiket yöneticisi tarafında kapsayıcı, siteye yerleştirilen kodun kimliğidir. Kapsayıcı tedarikçideyse, ayrılık sonrasında sitedeki ölçüm kodunun ne yaptığı üzerinde işletmenin kontrolü kalmaz.
Bu üç aracın kurulumu ilişkinin başında yapılırken tek bir kural yeterlidir: mülkler ve kapsayıcı, işletmenin kurumsal hesabı altında oluşturulur; tedarikçi kullanıcı olarak eklenir. Bir tedarikçinin bu kuruluma itiraz etmesi başlı başına değerlendirilmesi gereken bir yanıttır. Tedarikçinin raporlama ve erişim disiplinini sorgulamak için kullanılabilecek bir soru setini mevcut ajansınızı denetleme yazımızda toplamıştık.
Sosyal hesaplar: sayfa sahipliği ile yönetici farkı
Sosyal platformlarda mülkiyet yapısı web tarafından farklıdır ve bu fark en çok burada sorun çıkarır.
Çoğu platformda bir işletme sayfası, kişisel bir hesaba bağlı olarak yönetilir. Yani sayfanın kendisi kuruma ait olsa bile, yönetim yetkisi kişilere verilir. Bir çalışan ya da tedarikçi çalışanı ayrıldığında yetkisinin kaldırılması ayrı bir işlemdir ve unutulduğunda yıllarca açık kalır.
İkinci katman işletme yöneticisi hesaplarıdır. Sayfalar, reklam hesapları ve varlıklar bir işletme yöneticisi altında toplandığında, o yöneticinin hangi kuruma ait olduğu belirleyici hâle gelir. Sayfa tedarikçinin işletme yöneticisi altındaysa, sayfa sizin olsa bile yönetim çatısı değildir.
Envantere yazılacak üç satır: sayfanın bağlı olduğu işletme yöneticisi kime ait, sayfada tam yetkili en az iki kurum içi kişi var mı, ve kullanıcı adı ile künye bilgileri kurumsal e-posta üzerinden mi kayıtlı. Hesapların işletme adına açılması ve künye tutarlılığı konusundaki yaklaşımımızı sosyal medya yönetimi hizmet sayfamızda yazdık.
Harita ve işletme profili kaydı da bu başlığın altında değerlendirilir: profilin sahipliği, doğrulama yönteminin kime bağlı olduğu ve yönetici listesinde kimlerin bulunduğu kontrol edilmelidir.
Reklam hesapları neden ayrı bir bahis
Reklam hesaplarında sahiplik meselesi, buradaki diğer kalemlerden yapısal olarak farklıdır: hesapta yalnızca erişim değil, zamanla biriken bir öğrenme ve veri katmanı vardır. Kampanya geçmişi, dönüşüm tanımları, kitle listeleri ve fatura kayıtları hesaba bağlıdır ve hesap el değiştirmediğinde bunların hiçbiri taşınmaz.
Konunun ücret modelleriyle de doğrudan ilişkisi var: harcama üzerinden ücretlendirme, faturalandırmanın kimin kartından yürüdüğü ve çatı hesap kurgusu birlikte değerlendirilmesi gereken kalemler. Bu nedenle burada yalnızca envanterin bir satırı olarak işaretliyoruz; ayrıntısını ve sözleşmeye yazılacak maddeleri reklam ajansı ücret modelleri ve hesap mülkiyeti yazımızda ayrı olarak ele aldık.
Aynı mantık ürün veri kaynağı hesapları için de geçerlidir: satış kanallarına ürün gönderen hesabın kime ait olduğu, o kanallardaki görünürlüğün sürekliliğini belirler.
Devir günü protokolü: sıra, doğrulama, geri alınamayan adımlar
Devir, tek bir e-postayla halledilecek bir iş değil; sıralı bir işlemdir ve sıra bozulduğunda kesinti riski doğar.
Birinci adım — hazırlık. Envanter tablosu güncellenir, her kalem için hedef durum yazılır. İşletme tarafında kalıcı bir kurumsal e-posta adresi belirlenir; tüm kayıtlar bu adrese taşınacaktır.
İkinci adım — paralel erişim. Devir öncesinde işletme her varlığa kendi erişimini kurar. Bu aşamada tedarikçinin erişimi kaldırılmaz. Amaç, bir sonraki adımda bir şey ters giderse geri dönülebilir olmasıdır.
Üçüncü adım — sahiplik aktarımı. Alan adı kaydı, hosting faturalandırması, analitik mülkü ve sosyal varlıklar sırayla işletme hesabına taşınır. Her aktarımdan sonra doğrulama yapılır: site açılıyor mu, e-posta geliyor mu, ölçüm veri toplamaya devam ediyor mu.
Dördüncü adım — erişim temizliği. Tedarikçinin ve ayrılan çalışanların erişimleri kaldırılır. Bu adım geri alınabilir olduğu için son sıradadır; ama ertelendiğinde çoğu zaman hiç yapılmaz.
Beşinci adım — kayıt. Kimin hangi tarihte hangi erişimi devraldığı yazılı hâle getirilir. Bu kayıt, bir sonraki devirde başlangıç noktasıdır.
Geri alınamayan adımlar ayrıca işaretlenmeli: alan adının başka bir kayıt firmasına transferi, bazı platformlarda hesap birleştirme işlemleri ve mülk silme işlemleri. Bu adımlar yedek alınmadan yapılmaz.
Sözleşmeye yazılacak dört madde
Envanteri her seferinde yeniden çıkarmamanın yolu, kuralı baştan sözleşmeye yazmaktır. Dört madde çoğu durum için yeterlidir.
Sahiplik maddesi. Proje kapsamında oluşturulan tüm hesaplar işletmenin kurumsal e-posta adresiyle ve işletme adına açılır; tedarikçi bu hesaplara kullanıcı olarak eklenir.
Teslim maddesi. İlişkinin sona ermesi hâlinde, belirlenmiş bir süre içinde tüm erişimler, kaynak dosyalar, yedekler ve ölçüm kurulumunun dökümü teslim edilir.
Envanter maddesi. Yılda en az bir kez, güncel varlık envanteri iki tarafça gözden geçirilir ve güncellenir.
Süreklilik maddesi. Kritik hesaplarda işletme tarafında en az iki kişinin erişimi bulunur; kurtarma bilgileri kurumsal adreslere bağlıdır.
Bu maddeler tedarikçiye duyulan güvensizliğin ifadesi değil; ilişkinin iyi gittiği dönemde konuşulduğunda her iki taraf için de belirsizliği azaltan bir düzenlemedir. Yeni bir projede kapsamı ve teslim ölçütlerini yazarken bu maddelerin brief'in neresine gireceğini web sitesi brief'i yazımızda ayrıntılandırdık; teslimde erişimlerin işletmede kalmasını nasıl bir çalışma ilkesi hâline getirdiğimizi ise kurumsal web sitesi hizmet sayfamızda açıkladık.
Mevcut varlık envanterinizi çıkarmak ve eksik erişimleri görmek isterseniz bizimle iletişime geçin.
Sıkça Sorulan Sorular
Ajans alan adını kendi adına aldıysa geri alabilir miyiz?
Çoğu durumda evet, ama bu bir teknik işlem değil bir mutabakat işidir: alan adının kayıt kaydındaki taraf devre onay vermelidir. Uygulamada süreç, kayıt firmasının panelinden yetkilendirme kodunun alınması ve alan adının işletmenin kendi hesabına taşınmasıyla yürür. Taraflar anlaşamadığında konu hukuki bir zemine kayar ve sonucu marka hakları, ödeme kayıtları ve sözleşme metni belirler; bu noktadan sonra süreç hem uzar hem öngörülemez hâle gelir. Bu yüzden asıl çözüm baştan doğru kurmaktır: alan adı ilk gün işletmenin kendi hesabında açılır.
Yönetici erişimi vermekle sahiplik devretmek arasındaki fark ne?
Yönetici erişimi, bir hesapta işlem yapma iznidir ve o izni veren taraf istediğinde geri alabilir. Sahiplik ise hesabın kendisine, faturalandırmasına ve diğer kullanıcıların erişimine karar verme konumudur. Pratik ayırt edici soru şudur: bu hesapta karşı tarafın erişimini kaldırabilecek bir kullanıcımız var mı? Cevap hayırsa elinizde olan şey erişimdir, sahiplik değildir. Birçok platformda arayüz bu iki durumu benzer görünen rol adlarıyla gösterdiği için, rol adına değil bu soruya bakmak gerekir.
Arama konsolu ve analitik geçmiş verisi taşınabilir mi?
Bu iki araçta durum farklı. Arama konsolu tarafında işletme kendi doğrulanmış mülkünü oluşturabilir ve bu mülk, doğrulama tarihinden geriye dönük olarak da veri gösterebilir — yani tedarikçinin mülküne bağımlı olmadan geçmişe erişim mümkün olabilir. Analitik tarafında ise veri mülke bağlıdır: mülkün kendisi işletmenin hesabına taşınabilir ve bu durumda geçmiş veri mülkle birlikte gelir; ama mülk taşınmayıp sıfırdan yeni bir mülk kurulursa geçmiş veri gelmez, yalnızca dışa aktarılmış raporlar kalır. Bu yüzden devirde tercih edilen yol, yeni mülk açmak değil mevcut mülkü taşımaktır.
Sosyal medya hesabının sahibi kişisel hesap olmak zorunda mı?
Platformların çoğunda işletme sayfaları kişisel hesaplar üzerinden yönetilir; yani yönetim yetkisi kişilere bağlıdır. Bunun kurumsal tarafta yarattığı riski azaltmanın yolu, sayfayı bir işletme yöneticisi çatısı altına almak ve o çatının işletmenin kendi kurumsal kaydı olmasını sağlamaktır. Ayrıca yetkili kişi sayısının birden fazla olması gerekir: tek bir kişiye bağlı bir sayfa, o kişi ayrıldığında ya da hesabına erişemediğinde kurtarılması zor bir duruma girer. Envanterde bu satırın karşısına en az iki kurum içi isim yazılmalıdır.
Devir sırasında site kesintiye uğrar mı?
Doğru sırayla yapıldığında genellikle kesinti olmaz. Riskli olan iki işlem, alan adının başka bir kayıt firmasına transferi ve hosting değişikliğidir; ikisi de DNS kayıtlarını etkiler. Bu işlemler yapılırken önce yeni ortamın hazır ve test edilmiş olması, DNS kayıtlarının önceden çıkarılıp birebir aktarılması ve değişikliğin düşük trafikli bir zaman diliminde uygulanması riski belirgin biçimde azaltır. Buna karşılık yalnızca erişim ve sahiplik devri — panel yetkileri, mülk taşıma, faturalandırma değişikliği — sitenin çalışmasını etkilemez.