Sigorta Teklifinde Hangi Veri İstenir? KVKK Notları

Sigorta teklifi için bir acente sitesindeki form ilk temasta yalnızca dört bilgi ister: kişinin adı, ona ulaşılacak bir telefon numarası veya e-posta adresi, branş ve teklifin hangi konu için istendiğini söyleyen kısa bir seçim. T.C. kimlik numarası, ruhsat ya da tapu ayrıntısı ve özellikle sağlık bilgisi bu ilk forma konmaz; teklif gerçekten hazırlanacağı zaman, acente kişiye geri döndüğünde ve o aşamaya ait aydınlatma yapılarak istenir. Sağlık verisi 6698 sayılı Kanun'da özel nitelikli kişisel veridir; web formunda toplanması gereksiz bir risk yaratır. Formun yanında, verinin hangi sigorta şirketlerine aktarılabileceğini açıkça söyleyen bir aydınlatma metni bulunur ve bu verinin sorumlusu formu kuran acentedir.

Bu yazı acentenin kendi sitesindeki teklif talep formunu anlatır; sigorta şirketlerinin kendi başvuru ekranlarını ve poliçe düzenleme sürecini değil. Alıntılar 2 Kasım 2026 günü resmî mevzuat sitelerinden alındı. Metin bir hukuki değerlendirme sayılmaz; tereddüt ettiğiniz durumda bir veri koruma hukukçusuna ya da Sigortacılık ve Özel Emeklilik Düzenleme ve Denetleme Kurumu'na danışın.

Teklif formu neyi çözer, neyi çözmez?

Acente sitesindeki form bir teklif motoru değildir. Ziyaretçi "aracım için kasko teklifi istiyorum" der, acente onu arar, gerekli bilgiyi konuşur ve teklifi aracılık ettiği şirketlerin sistemlerinde hazırlar. Formun işi, bu geri dönüşü mümkün kılmaktır.

Bu ayrım kurulumdaki kararların büyük bölümünü belirler. Form, teklifin bütün verisini toplamaya çalıştığında üç sorun birden doğar: uzun form ziyaretçiden daha fazla emek ister, acente henüz ilişki kurmadığı birinden ayrıntılı veri almış olur ve bu veri teklifin hazırlanacağı sistemde değil, gelen kutusunda ve form aracının kayıtlarında birikir. Kısa form hem daha az veri taşır hem de ilk konuşmayı mümkün kılar.

Sigorta acentesi web sitesi kapsamımızda teklif formu bu yüzden hazır bir araçla, acentenin hesabında ve bu dört alanla açılır. Satış ve ödeme akışı ayrı bir konudur ve aşağıda ayrıca ele alınır.

Branşa göre hangi bilgi ne zaman istenir?

6698 sayılı Kanun'un 4. maddesindeki ilkelerden biri ölçülülüktür: veri, işlendiği amaçla bağlantılı ve o amaçla sınırlı tutulur. Teklif sürecinde amaç iki aşamalıdır: önce geri dönmek, sonra teklifi hazırlamak. Her aşamanın verisi kendi zamanında istenir.

Orta sütun, şirketten şirkete ve üründen ürüne değişir; tablo zorunlu bir liste değil, sıralama önerisidir. Önemli olan, sağ sütundaki hiçbir şeyin sitenin herkese açık formundan geçmemesidir.

T.C. kimlik numarası neden ilk formda istenmez?

Kimlik numarası birçok teklifte eninde sonunda gerekir; tartışma zamanlamayla ilgilidir. İlk formda kimlik numarası istemenin iki zayıf yanı var. Birincisi ölçülülük: geri arama yapmak için bu numaraya ihtiyaç yoktur. İkincisi güvenlik: numara, formun e-posta bildirimine, telefondaki posta uygulamasına ve form servisinin yedeklerine yayılır.

Kanun'un 12. maddesi veri sorumlusuna, verinin yetkisiz kişilerin eline geçmesini önleyecek güvenlik tedbirlerini alma yükü getirir. Kimlik numarası, teklifin hazırlanacağı sisteme acente tarafından girildiğinde, bu tedbirlerin uygulandığı tek bir yerde kalır. Web formundan geçtiğinde ise korunması gereken yer sayısı artar.

Ziyaretçi kimlik numarasını "hızlı teklif" için kendiliğinden yazmak isteyebilir. Bu istek, formda numara alanı açmak yerine telefonda ya da şifreli bir kanalda karşılanabilir.

Sağlık sigortası teklifinde sağlık bilgisi nasıl ele alınır?

Kanun'un 6. maddesi sağlık verisini özel nitelikli kişisel veriler arasında sayar. 2 Mart 2024 tarihli ve 7499 sayılı Kanun'la değişen üçüncü fıkraya göre bu verilerin işlenmesi yasaktır; ancak ilgili kişinin açık rızası, kanunlarda açıkça öngörülmesi ya da maddede sayılan diğer hallerden biri varsa mümkündür. Dördüncü fıkra ayrıca Kurul'un belirlediği "yeterli önlemlerin" alınmasını şart koşar.

Bir acente sitesinin formu bu çerçeveye uyacak biçimde tasarlanmamıştır: açık rızayı ayrıca alacak, özel nitelikli veriye özgü önlemleri uygulayacak ve veriyi teklif sürecinden ayrı tutacak bir yapı değildir. Bu yüzden önerimiz nettir: sağlık sigortası formunda yalnızca ad, iletişim bilgisi, branş ve teklifin kaç kişiyi kapsayacağı sorulur. "Kronik hastalığınız var mı", "kullandığınız ilaçlar" ya da "geçirdiğiniz ameliyatlar" gibi alanlar forma konmaz. Sağlık beyanı gerekiyorsa sigorta şirketinin kendi başvuru sürecine ve onun aydınlatma metnine bırakılır.

Serbest metin kutusu bu noktada en zayıf halkadır; ziyaretçi sorulmasa da hastalığını yazabilir. Kutunun altına "sağlık bilgisi yazmayın, sizi arayıp süreci anlatacağız" notunu koymak bu riski azaltır. Mesajlaşma kanalı da aynı riski taşır; klinik WhatsApp ve sağlık verisi için kurulan kurallar bu noktada yol gösterir; aynı dikkat, acentenin WhatsApp hattı için de geçerlidir.

Formu başkası adına dolduran kişiyi nasıl aydınlatırsınız?

Teklif formunu bazen sigortalanacak kişi değil bir yakını doldurur: eşi için sağlık teklifi isteyen, babasının aracı için kasko soran, kiracısı adına konut sigortası araştıran biri. Bu durumda acente, verisini ilgili kişiden değil üçüncü bir kişiden almış olur.

Bu durum, aydınlatma yükümlülüğüne ilişkin tebliğin 6. maddesinde ayrıca düzenlenmiştir. Veri ilgili kişiden elde edilmediğinde aydınlatma şu anlardan birinde yapılır:

1. Verinin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içinde.
2. Veri ilgili kişiyle iletişim için kullanılacaksa, ilk iletişim kurulurken.
3. Veri aktarılacaksa, en geç ilk aktarımın yapılacağı anda.

Teklif sürecinde ikinci ve üçüncü an birlikte gelebilir: acente, sigortalanacak kişiyle konuşmadan ya da onun verisini bir şirkete göndermeden önce aydınlatmayı yapmış olmalıdır. Formda "başkası adına teklif istiyorum" seçeneği varsa, formu dolduran kişiden yalnızca sigortalanacak kişinin adı ve ilişkisi alınır; o kişinin ayrıntıları kendisiyle yapılan görüşmede istenir.

Teklif verisini sigorta şirketine aktarmak için ayrı izin gerekir mi?

Acente, teklif için müşterinin verisini aracılık ettiği bir ya da birkaç şirkete iletir. Kanun'un 8. maddesi aktarımı düzenler: kişisel veri açık rıza olmadan aktarılamaz; ancak 5. maddenin ikinci fıkrasındaki şartlardan biri varsa, özel nitelikli veride de yeterli önlemler alınmak kaydıyla 6. maddenin üçüncü fıkrasındaki şartlardan biri varsa, açık rıza aranmadan aktarılabilir.

Bu yüzden "her aktarım için ayrı izin" genellemesi doğru değildir. Teklif talebinin karşılanması, kişinin istediği sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili bir işleme olarak değerlendirilebilir; hangi şarta dayanılacağı acentenin, gerekirse bir hukukçuyla birlikte vereceği karardır. Sağlık verisinde durum ayrıdır ve şartlar daha dardır.

Hangi şart seçilirse seçilsin, aydınlatma metni aktarımı açıkça yazar. Tebliğ'in 5. maddesi aktarım amacının ve "aktarılacak alıcı gruplarının" belirtilmesini ister. Acente için bu, "aracılık ettiğimiz sigorta şirketleri" ifadesinin metinde yer alması ve bu şirketlerin sitede yayımlanan listeyle uyumlu olması demektir. Sigorta Acenteleri Yönetmeliği, aracılık edilen şirketlerin ve tanınan yetkilerin, varsa internet sitesinde yayımlanmasını zaten ister.

Form acente adına mı, şirket adına mı toplanır?

Kanun'daki tanıma göre veri sorumlusu, verinin neden ve hangi araçla işleneceğine karar veren taraftır. Acentenin kendi sitesindeki formda alanları, iletinin kime gideceğini ve saklama süresini acente belirler; formun veri sorumlusu acentedir. Aydınlatma metni acentenin ticaret unvanıyla, adresiyle ve başvuru yoluyla yazılır.

Veri teklif için bir şirketin sistemine girildiğinde, o şirketin kendi süreçleri ve kendi aydınlatma metni devreye girer. Acente ile şirket arasındaki rol paylaşımı acentelik sözleşmesine ve şirketin uygulamasına bağlıdır; burada genel bir kural kurmak yerine, her şirketin kendi aydınlatma metnini acenteye sağlayıp sağlamadığını sormak daha doğrudur.

Formun acente adına toplandığını gösteren bir başka işaret de ad kullanımıdır. Sigorta Acenteleri Yönetmeliği acentenin internet sayfalarında acente unvanına yer verilmesini ve "sigorta" ibaresinin yanında "acenteliği" ya da "aracılığı" olmadan kullanılmamasını ister. Form başlığında yalnızca bir şirketin logosu ve adı durursa, ziyaretçi verisini o şirkete verdiğini sanabilir.

Form satış ekranına dönüşürse hangi kurallar değişir?

Teklif talebi formu ile sitede poliçe satmak farklı işlerdir. Satış, mesafeli sözleşme kurallarını devreye sokar. Sigortacılık Kapsamında Değerlendirilecek Faaliyetlere, Tüketici Lehine Yapılan Sigorta Sözleşmeleri ile Mesafeli Akdedilen Sigorta Sözleşmelerine İlişkin Yönetmelik'e 2020 değişikliğiyle eklenen Ek Madde 10/A, web sayfası ve mobil uygulamalar üzerinden sigorta satışının mümkün olduğunu söyler ve şu şartı koyar: bu uygulamalarda "teminat sağlayan sigorta şirketinin unvanının sürecin en başında açık biçimde yer alması zorunludur."

Aynı maddenin beşinci fıkrası, mobil ve web sayfası uygulamalarında ruhsatlı şirket, ruhsatlı broker ya da Levhaya kayıtlı acente olmayan yetkisiz kişi veya kuruluşların sayfalarına, ilgili şirketin unvanı belirtilmeden bağlantı verilemeyeceğini söyler. Aynı değişiklikle yeniden yazılan 9. madde de mesafeli sözleşme kuracakların gerekli organizasyon ve teknik altyapıya sahip olmasını, uygulamaya başlamadan önce Bakanlığa bilgi vermesini ve kartla tahsilatta 3DSecure kullanmasını ister.

Bu hükümleri 9 Mayıs 2020 tarihli Resmî Gazete'deki değişiklik metninden okuduk; sonraki değişiklikleri derlenmiş metin üzerinden kontrol etmedik. Bizim okumamız şudur: yalnızca geri dönüş isteyen bir talep formu satış değildir, ama form fiyat gösterip ödeme almaya başladığında bu kurallar doğrudan önem kazanır. Satış akışı kurmayı düşünen acente, bu adımı yazılı bir hukuki değerlendirmeyle atmalıdır.

Gelen talep nereye düşer, kim görür?

5684 sayılı Sigortacılık Kanunu'nun 23. maddesi bu konuda açık bir sır saklama hükmü taşır: "Sigorta acenteleri ile bunların yanlarında çalışanlar, işleri dolayısıyla öğrendikleri bilgi ve sırları ilgililerin izni olmaksızın açıklayamaz." KVKK'nın 12. maddesi de öğrenilen kişisel verinin Kanun'a aykırı biçimde başkasına açıklanmasını ve işleme amacı dışında kullanılmasını yasaklar.

Bu iki hüküm, formdan gelen iletinin büro içindeki yolculuğunu da kapsar. Talep ortak bir e-posta adresine düşüyorsa kimlerin o kutuyu okuduğu, bir mesajlaşma grubuna iletiliyorsa grupta kimlerin bulunduğu bilinmelidir. Talepler bir takip tablosuna ya da müşteri yönetim sistemine aktarılıyorsa, talep takibinin ilk adımları her talebi bir sorumluya ve bir sonraki adıma bağlamakla başlar. Kullanılan takip aracı da aydınlatma metnindeki alıcılar arasında adıyla yer almalıdır.

Formun yanına bir sohbet robotu ya da "WhatsApp'tan yazın" düğmesi eklendiğinde veri daha az yapılandırılmış bir kanaldan gelir: ziyaretçi alan sınırı olmadan yazar, kimlik numarasını, plakayı ya da bir yakınının hastalığını tek mesajda paylaşabilir. Robotun konuşma kayıtları yurt dışındaki bir sunucuda tutuluyorsa bu durum aydınlatma metninde ayrı bir satır gerektirir. Robotun ilk mesajında sağlık bilgisi istemediğinizi söylemek, konuşma kayıtlarının saklama süresini belirlemek ve kayıtlara kimin erişeceğini sınırlamak, formdaki kuralların bu kanala taşınmasıdır. Robot kurulurken bakılacak başlıkları sohbet robotunda aydınlatma ve rıza üzerine yazdığımız metinde ayrıca işledik.

Teklif almayan kişinin verisi ne olur?

Her teklif talebi poliçeye dönüşmez. Kişi fiyatı yüksek bulur, başka bir acenteyle çalışır ya da vazgeçer. Saklama süresini iki hüküm sınırlar: 4. madde veriyi amacın gerektirdiği süreyle bağlar, 7. madde de işleme sebebi kalmayan verinin silinmesini, yok edilmesini ya da anonimleştirilmesini ister; bu iş veri sorumlusunun kendiliğinden ya da kişinin başvurusu üzerine yapacağı bir iştir.

Sonuçlanmayan bir teklif talebinin ne kadar saklanacağına acente karar verir ve bu süreyi aydınlatma metninde yazar. Burada kolay yapılan bir hata, eski talepleri "yenileme döneminde ararız" diye süresiz tutmaktır. Bir yıl sonra kampanya mesajı göndermek, teklif talebine cevap vermekten farklı bir amaçtır; Tebliğ amaç değiştiğinde aydınlatmanın ayrıca yapılmasını ister. Elektronik ticari ileti gönderilecekse ayrıca ileti izni gerekir; bu izin İYS kaydı ve ticari ileti izni kurallarına göre alınıp kaydedilir.

Örnek: dört alanlı bir teklif formu ve yanındaki metin

Somut bir örnek kurmak, bütün bu kuralların sayfada nasıl göründüğünü gösterir. Kasko, konut ve sağlık için tek bir form düşünelim.

Form alanları:

• Ad ve soyad
• İletişim için telefon numarası veya e-posta adresi (birini yazmak yeterli)
• Branş: trafik, kasko, konut, deprem, sağlık, işyeri, seyahat, diğer
• Teklif kimin için: kendim, başka biri (ikinci seçenekte yalnız adı ve yakınlığı)
• İsteğe bağlı kısa not, altında "kimlik numarası ve sağlık bilgisi yazmayın" uyarısı

Gönder düğmesinin hemen üstündeki kısa metin:

• Veri sorumlusu: acentenin ticaret unvanı, Levha kayıt numarası ve adresi.
• Amaç: teklif talebinize geri dönmek ve istediğiniz branşta teklif hazırlamak.
• Aktarım: teklif için aracılık ettiğimiz sigorta şirketleri; form ve e-posta hizmeti aldığımız sağlayıcılar.
• Toplama yolu ve dayanak: bu sayfadaki form; Kanun'un 5. maddesinden seçilen işleme şartı.
• Haklarınız ve başvuru yolu: tam metne giden bağlantı.

Bu kısa metin, tam aydınlatma metninin yerine geçmez; ona giden bağlantıyla birlikte çalışır. Sayfada formun nerede durduğu da önemlidir; ziyaretçinin şirket listesini, unvanı ve formu aynı akış içinde bulması için kurumsal sitede sayfa planı baştan düşünülmelidir. Muhasebe bürolarında aynı ayrım başka bir hassasiyet etrafında kurulur: orada konu sağlık değil mali veridir ve SMMM iletişim formu vergi numarası sorusu üzerinden şekillenir.

Karşılaştırmanın ölçüsü branş tablosunun son sütunudur. Ruhsat fotoğrafı, tapu belgesi, mali tablo, hastalık bilgisi ya da pasaport görüntüsü isteyen bir alan bugünkü formda duruyorsa, o alan teklif hazırlığının değil sonraki aşamanın verisidir. Hangi alanın kalacağına acente karar verir; kararın tarihi ve formun sürümü aydınlatma metninin sürümüyle birlikte kayda geçirilirse, sonradan gelen bir soruda hangi formun hangi metinle yayında olduğu gösterilebilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Sigorta teklif formunda T.C. kimlik numarası zorunlu mu?

Acente sitesindeki ilk teklif talep formunda T.C. kimlik numarası istemek gerekmez. Kanun'daki ölçülülük ilkesine göre veri, amacın gerektirdiği kadar istenir; bu formun işi kişiye geri dönmek olduğundan ad, bir iletişim yolu ve branş yeterlidir. Kimlik numarası teklif gerçekten hazırlanırken, acente geri döndüğünde ve o aşamanın aydınlatması yapılarak istenebilir. Böylece numara e-posta bildirimlerine ve form servisinin yedeklerine yayılmaz.

Sağlık sigortası teklifinde sağlık beyanı nasıl ele alınır?

Sağlık verisi 6698 sayılı Kanun'un 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veridir; işlenmesi yasaktır, ancak açık rıza ya da maddede sayılan başka bir şart varsa ve Kurul'un belirlediği yeterli önlemler alınmışsa mümkündür. Acentenin herkese açık web formu bu yapıya göre kurulmadığı için formda hastalık, ilaç ya da ameliyat sorulmaz. Sağlık sigortası formunda ad, iletişim, branş ve kişi sayısı alınır; sağlık beyanı gerekiyorsa sigorta şirketinin kendi başvuru sürecine bırakılır.

Teklif verilerini sigorta şirketine aktarmak için ayrı izin gerekir mi?

Her durumda gerekmez. 6698 sayılı Kanun'un 8. maddesine göre kişisel veri açık rıza olmadan aktarılamaz, ancak 5. maddenin ikinci fıkrasındaki şartlardan biri varsa rıza aranmadan aktarılabilir; özel nitelikli veride ise 6. maddenin üçüncü fıkrası ve yeterli önlemler aranır. Hangi şarta dayanılacağı acentenin değerlendirmesidir. Her durumda aydınlatma metni aktarımın amacını ve aracılık edilen sigorta şirketleri gibi alıcı gruplarını açıkça yazmalıdır.

Teklif almayan kişinin verisi ne kadar saklanır?

6698 sayılı Kanun bunun için gün sayısı koymaz. Saklama, amacın gerektirdiği süreyle sınırlıdır (md. 4); işleme sebebi kalmayan veri silinir, yok edilir ya da anonimleştirilir (md. 7). Sonuçlanmayan teklif talebinin saklama süresini acente belirler ve aydınlatma metninde yazar. Eski talepleri daha sonra kampanya mesajı göndermek için kullanmak farklı bir amaçtır; ayrı aydınlatma ve elektronik ileti izni gerektirir.

Form acente adına mı sigorta şirketi adına mı toplanır?

Acentenin kendi sitesindeki formun veri sorumlusu acentedir, çünkü formun alanlarını, iletinin kime gideceğini ve saklama süresini acente belirler; Kanun'daki veri sorumlusu tanımı bu karar yetkisine dayanır. Aydınlatma metni acentenin ticaret unvanıyla yazılır. Veri teklif için bir sigorta şirketinin sistemine girildiğinde şirketin kendi süreci ve aydınlatma metni devreye girer; iki taraf arasındaki rol paylaşımı acentelik sözleşmesine bağlıdır.